En tant que gérant d’un ou plusieurs espaces de coworking, tiers-lieux ou fablabs, de nombreuses tâches de gestion occupent votre quotidien. Depuis plusieurs années maintenant, des logiciels de gestion d’espaces sont disponibles pour vous aider dans votre quotidien et pour vous faire gagner du temps. Ces logiciels présentent plusieurs avantages que nous allons vous détailler dans cet article !
Avantage n°1 : La centralisation des tâches, des outils et des paiements
Un logiciel de gestion d’espaces de coworking présente un premier avantage qui est de centraliser l’ensemble des tâches administratives sur un seul et unique logiciel. Qui ne rêve pas d’arriver le matin et de n’avoir qu’une application à ouvrir pour retrouver tout ce dont il a besoin ? Avec un outil de gestion, vous regroupez la facturation (les devis et les factures) ainsi que les divers exports pouvant vous être utiles pour votre comptabilité. Et cette centralisation vaut également si vous avez plusieurs espaces. Tous vos espaces sont réunis sur la plateforme et à l'aide d'un simple onglet vous passez d’un document à un autre.
Sur ce logiciel, vous pouvez également centraliser l’ensemble des outils dont vous avez besoin. Vous pouvez lier vos outils du quotidien - tels que votre TPE, votre outil de gestion d’accès, l’accès à votre service Wifi ou encore votre système d’imprimante - à votre outil de gestion d’espaces.
Enfin, les paiements figurent tous sur la plateforme. Qu’il s’agisse des paiements en espèces, en carte bancaire, en chèque, de l’un ou de l’autre de vos espaces, ils apparaissent tous sur la plateforme pour que vous puissiez les gérer facilement. Dans un onglet vous retrouvez toutes les transactions effectuées.
Avantage n°2 : L’automatisation des devis, des factures et des emails
Avec un outil de gestion d’espaces de coworking, vous automatisez vos tâches administratives. En quelques clics, vos devis et vos factures sont prêts. D’un clic, vous validez vos devis et vous générez les factures qui leur sont associées.
L’envoi d’emails est lui aussi automatisé. Que ce soit pour la réservation d’une location, pour un nouvel événement ou pour toute autre actualité, vos coworkers sont avertis automatiquement par mail. Vous n’avez rien à gérer de votre côté, la plateforme automatise ces communications pour vous.
Avec l’automatisation de ces tâches quotidiennes, vous gagnez un maximum de temps sur des activités rébarbatives pour vous concentrer sur l’essentiel à savoir la vie de votre espace !
Avantage n°3 : La simplification de la gestion
Un outil de gestion d’espaces permet de simplifier la gestion de votre espace. Au-delà de la centralisation et de l’automatisation, une telle plateforme simplifie la gestion au global des différents espaces. Diverses statistiques sont accessibles sur l’outil, qu’il s’agisse de statistiques de prospection, de chiffres d’affaires, de fréquentation, d’occupation, etc. Elles vous permettent d’avoir des données chiffrées et des statistiques d’évolution pour vos bilans et pour établir vos plans d’action pour l’année à venir. Pour un gérant, c’est un véritable atout de disposer de données prêtes à l’emploi. Vous pouvez également suivre les présences dans votre espace depuis votre plateforme si celui-ci est équipé d’une gestion d’accès. D’un seul coup d’œil vous prenez connaissance des coworkers présents mais vous disposez également d’un historique de présence pour garantir la sécurité dans votre espace.
Avec un logiciel de gestion, les tâches essentielles sont simplifiées telles que la création d’offres. En suivant les étapes indiquées, rien de plus simple que d’enrichir votre catalogue d’offres et de les rendre visibles pour votre clientèle.
Pour résumer ...
Si on devait résumer un logiciel de gestion d’espace de coworking vous permet de :
- Centraliser vos tâches administratives, vos outils et les paiements sur un seul outil
- Automatiser la facturation et les envois d’emails destinés à vos coworkers
- Vous simplifier la gestion de vos différents espaces avec des statistiques mises à disposition et une création d’offres intuitive.
Pour vous, c’est un gain de temps assuré et un esprit tranquille garanti.