Organiser des événements dans un espace de coworking, un tiers-lieu ou un fablab est un excellent moyen de renforcer la communauté, d’attirer de nouveaux membres et de créer une atmosphère dynamique et engageante. Voici un guide des trois incontournables pour vous aider à gérer efficacement vos événements.
Incontournable n°1 : Créez un événement pour vos coworkers
Dans votre espace, vous pouvez organiser différents types d’événements tels que des formations, des brunchs, des cocktails, des journées portes ouvertes, des ateliers créatifs, des conférences ou encore des hackathons.
Avec Cosoft, vous pouvez facilement créer un événement en quelques clics. Pour cela, il vous suffit d'indiquer le nom de l’événement, ses dates et heures, le nombre de places disponibles et les tarifs. Une fois l’événement créé, vos clients reçoivent automatiquement un email les informant de sa mise en ligne. Vous pouvez également publier l’événement dans la partie sociale de Cosoft pour augmenter sa visibilité.
Vos coworkers peuvent s’inscrire de manière autonome sur la plateforme et, dans le cas d'un événement payant, effectuer le paiement directement en ligne. Cette simplicité permet une meilleure gestion des inscriptions et des paiements.
Incontournable n°2 : Organisez l'événement de votre espace
Le choix des prestataires et des intervenants est crucial pour la réussite de votre événement. Prenez le temps de sélectionner des prestataires fiables et adaptés à vos besoins spécifiques, que ce soit pour la restauration, l’animation ou les conférenciers. Vérifiez les avis, les références et les portfolios de vos prestataires pour vous assurer de leur qualité et de leur professionnalisme.
La décoration joue également un rôle important, surtout pour des événements marquants comme la célébration de l’anniversaire de votre espace. Pensez à l’aménagement de la salle, à la mise en place de la table, aux banderoles, aux ballons et autres éléments décoratifs. Une ambiance bien pensée peut grandement améliorer l’expérience des participants.
N'oubliez pas la signalétique pour orienter vos participants, ainsi que la mise en place de zones spécifiques pour les différents aspects de l'événement (espace d'accueil, zones de conférence, espace de détente, etc.).
Assurez-vous que tous les aspects logistiques sont couverts : disposition des sièges, équipements audiovisuels, signalétique, etc. Une bonne organisation logistique garantit le bon déroulement de l’événement. Préparez un planning détaillé et une checklist pour ne rien oublier.
Incontournable n°3 : Communiquez sur votre événement
La communication est essentielle avant et après l’événement. Utilisez vos réseaux sociaux pour promouvoir l’événement, attirer des participants et créer de l’engouement. Créez des posts attractifs avec des visuels accrocheurs et des descriptions engageantes. Utilisez également des hashtags pertinents pour augmenter la portée de vos publications.
Envoyez des newsletters à vos abonnés pour les informer de l’événement et des détails importants. Incluez un lien direct pour l’inscription afin de faciliter le processus pour vos lecteurs.
Après l’événement, partagez des photos et des témoignages pour remercier les participants et les prestataires. Documentez votre événement en prenant des photos et en réalisant des vidéos. Ces supports visuels peuvent être utilisés pour alimenter vos réseaux sociaux, votre site web et vos newsletters, offrant ainsi une visibilité supplémentaire et créant des souvenirs partagés.
N’hésitez pas à solliciter les retours des participants après l’événement. Leurs avis et suggestions peuvent vous aider à améliorer vos futures initiatives. Utilisez des outils comme des enquêtes en ligne pour recueillir des feedbacks détaillés.
Pour résumé la gestion de l'événementiel de votre espace
La gestion événementielle au sein d’un coworking, d’un tiers-lieu ou d’un fablab requiert une préparation minutieuse et une communication efficace. En suivant ces étapes – création, organisation et communication – vous maximisez les chances de succès de vos événements et renforcez la dynamique communautaire de votre espace. Chaque détail compte, et l’expérience des participants est au cœur de la réussite de votre événement. Investissez du temps dans la planification et la promotion, et vos événements deviendront des moments incontournables de la vie de votre espace.