Comment passer à la vitesse supérieure grâce à un outil de gestion de votre espace de coworking ?
Entendons-nous bien : la gestion automatisée seule ne va pas vous permettre de développer votre espace de coworking. Par contre, cela va vous permettre de gagner un temps précieux que vous pourrez consacrer à la recherche de nouveaux coworkers, à la fidélisation des actuels membres et au rayonnement de votre lieu. Vous n’êtes pas convaincu ? Dans cet article, on vous détaille les principaux avantages d’un outil de gestion automatisée pour votre espace de coworking. C’est parti !
Simplifiez-vous la vie, gagnez en efficacité et rendez vos coworkers autonomes !
La plateforme de gestion de votre espace réunit tout ce dont vous avez besoin au même endroit :
Gestion des accès à distance et en autonomie
L’ accès à votre coworking peut être géré à distance grâce à des solutions fonctionnant avec l’outil de gestion automatisée (WelcomR, Visor), tout comme l’accès au service Wifi et au système de gestion des impressions.
Réservation des espaces
Plus besoin de faire des tableaux Excel croisés dynamiques complexes et de jongler avec Google Agenda pour voir quelle salle de réunion est disponible à quel moment ! Vous ne prenez pas non plus le risque que deux réservations se chevauchent. C’est facile pour vos coworkers qui réservent et paient directement en ligne par carte bancaire. C’est facile pour vous : vous retrouvez en un coup d'œil la totalité des réservations et la disponibilité de chacun de vos espaces .
Tâches administratives
Devis et factures sont édités automatiquement et envoyés aux coworkers directement en PDF. Vous n’avez rien à faire . Et pour votre comptabilité , vous n’avez qu’à faire un export comptable en deux clics pour récupérer le document au bon format.
Statistiques
Récupérez facilement toutes les statistiques pour connaître précisément votre taux de remplissage par jour de la semaine par exemple. Cela vous permet de savoir sur quel créneau mettre l’accent et proposer des animations spéciales qui réuniront le plus de monde.
Animez votre communauté grâce à l'outil de gestion
L’outil de gestion automatisée est entièrement personnalisable à votre image et vous permet de fédérer et animer votre communauté de coworkers.
Vous pourrez mettre en place un trombinoscope sur lequel les coworkers pourront ajouter leur photo, l’intitulé de leur poste et la description de leur métier, leur entreprise, leur adresse email, leur site internet, leurs réseaux sociaux, ainsi que leurs centres d’intérêt. Cela facilite les échanges entre eux et la cooptation au sein de votre lieu.
La plateforme vous permet également de proposer des événements gratuits ou payants au sein de vos espaces. Petits-déjeuners, ateliers, déjeuners autour d’une thématique, afterworks, soirées quizz, blindtest, cours de sport… Tout pour faciliter le réseautage de vos coworkers et les faire se sentir bien dans votre lieu !
Gagnez du temps avec la gestion automatisée de votre espace de coworking
Toutes les fonctionnalités de la plateforme vous font gagner énormément de temps que vous ne perdez plus en administratif et que vous pouvez entièrement consacrer à vos coworkers et au développement de votre lieu . Car gérer un coworking signifie gérer tous les petits tracas de vos membres : problème de climatisation, besoin d’un bureau ou d’une chaise supplémentaire, gestion des stocks de café, gestion des prestataires pour le ménage… Et s’il vous reste des places au sein de votre espace, vous serez ravi d’avoir du temps pour développer la partie commerciale de votre lieu, trouver de nouveaux coworkers et fidéliser les déjà-membres.
La gestion automatisée pour optimiser le taux de remplissage de votre coworking !
En résumé, l’outil de gestion ne vous permet pas en tant que tel de développer votre espace, mais il vous :
- simplifie grandement la tâche en réunissant tout ce dont vous avez besoin au même endroit
- permet d’animer virtuellement votre communauté
- dégage du temps pour pouvoir développer votre lieu, échanger avec vos coworkers et aller en chercher de nouveaux.