Créez votre espace de coworking en 4 étapes !
Les espaces de coworking ont de beaux jours devant eux ! En novembre 2022, on comptait plus de 3 420 lieux à travers la France, contre 2 700 en 2021 et 1 700 en 2019 (étude Ubiq). De plus, selon les répondants, le taux de remplissage serait de 91 % (belle perf’ !).
Alors si vous souhaitez ouvrir un espace de coworking, grand bien vous fasse : ces lieux ont le vent en poupe !
Étape 1 pour créer un espace de coworking : choisir un concept pour répondre à un besoin
Avant de vous lancer tête baissée dans la création de votre espace de coworking , nous vous recommandons de réaliser une étude de marché . Bien évidemment, il faudra tenir compte de la concurrence mais aussi des besoins de vos potentiels clients.
Créer un espace de coworking en centre ville et créer un espace de coworking à la campagne sont deux choses bien différentes .
La concurrence en ville sera plus rude mais la demande sera plus grande. La plupart du temps, le concept sera principalement orienté vers le mode de vie citadin : un accès en transport en commun, à pied ou à vélo, un open space pour les indépendants des métiers du digital, des bureaux pour les entreprises, du thé et café à disposition, une salle de sport et des afterworks à thème.
A la campagne, il y aura bien souvent moins de concurrence mais la demande sera également différente. Il faudra prévoir un parking pour accéder au coworking mais aussi créer un lieu mêlant plusieurs activités (l’espace de coworking s’apparentera davantage à un tiers-lieu) et pouvant accueillir différents types de public :
Ce sont bien sûr des exemples qui peuvent être déclinés de multiples manières pour vous montrer l’importance de bien définir votre concept avant tout.
Étape 2 : créer un lieu adapté
Une fois votre concept défini, il est temps de trouver le lieu d’implantation de votre coworking. Comme pour un commerce, la zone a toute son importance pour la réussite de votre espace.
Choisissez un lieu de passage (que vous soyez en ville ou à la campagne), facilement accessible, intégré dans une zone avec des commerces complémentaires (restaurants pour déjeuner, épicerie pour faire ses courses…) et pas trop proche de vos concurrents.
Le lieu doit être adapté à votre concept et proposer des espaces cohérents, dans lesquels vos clients se sentiront bien. L’organisation de votre espace doit à la fois permettre à vos coworkers de se sentir à l’aise mais aussi répondre à votre offre commerciale (et vous permettre de rentabiliser votre investissement).
Prévoyez des salles de réunion, des espaces pour téléphoner et consacrez du budget à la décoration. Loin d’être accessoire, une décoration raffinée et chaleureuse contribuera à la fidélisation de vos coworkers.
Cela va sans dire mais le wifi doit parfaitement fonctionner au sein de votre espace de coworking ! Les coworkers apprécient également la mise à disposition d’imprimantes, de vidéoprojecteurs mais aussi de thés et de cafés (en grande quantité !).
Étape 3 : mettre en place une communication au top
Il n’est jamais trop tôt pour commencer à communiquer sur votre espace de coworking. Vous pouvez débuter la communication quelques semaines ou mois avant l’ouverture en proposant un tarif préférentiel aux premiers inscrits.
Utilisez les médias locaux, les réseaux sociaux et le bouche à oreille pour attirer vos premiers coworkers et vous faire connaître dès l’ouverture.
A l’ouverture, soyez aux petits soins de vos coworkers pour les fidéliser et qu’ils deviennent vos meilleurs ambassadeurs !
Étape 4 pour créer un coworking : utiliser un outil de gestion pour vous faciliter la vie !
La gestion d’un espace de coworking peut être lourde. En tant que gérant, vous devrez enfiler plusieurs casquettes dans la même journée :
- Hôte d’accueil : même si vous n’avez pas à être là 24h/24, soyez présent en horaires de bureau pour répondre aux sollicitations de vos coworkers
- Animateur de l’espace : afterworks, petit-déjeuner pour faciliter les échanges…
- Technicien : pour parer les problèmes de vos coworkers (climatisation qui ne fonctionne pas, wifi qui bug…) même si vous pouvez externaliser ce poste (à quelqu’un de réactif)
- Communicant / commercial : pour envoyer la newsletter, trouver de nouveaux clients, faire connaître le coworking, nouer des partenariats…
- Agent d’entretien : pour ranger l’espace, nettoyer la cuisine et les sanitaires… (ce poste peut aussi être en partie externalisé même si vous devrez veiller à la propreté du lieu tout au long de la journée)
- Secrétaire : pour gérer les prestataires, préparer les devis et factures de vos coworkers…
Vous auriez bien besoin d’un petit coup de pouce, non ? C’est pour cette raison que nous vous conseillons de faire confiance à un outil de gestion pour votre espace de coworking.
Véritable assistant virtuel, il vous aidera à gérer l’administratif (devis, factures), la communication avec vos coworkers, vos stocks de consommables (café, thé, cartouches d’encre…), la réservation de salles de réunions et bien plus encore !
En bref : les 4 étapes à prévoir pour créer votre espace de coworking
Les indispensables pour créer vos espaces de coworking
Créer un espace de coworking demande d’anticiper pour ne pas être pris de court financièrement et humainement :
- Réalisez une étude de marché pour connaître vos concurrents et étudiez les besoins dans votre zone de chalandise
- Créez un lieu adapté et prévoyez TOUT ce qu’il faut pour vos coworkers : bureaux, chaises, canapés confortables, tables basses, coin cuisine / bar (frigo, lave-vaisselle, machines à café, bouilloires, vaisselle, évier, plaques de cuisson, four micro-ondes…), sanitaires (WC et douche éventuellement), prises électriques en nombre suffisant, wifi performant, casiers, imprimantes, vidéoprojecteurs, salles de réunion, espaces pour téléphoner…
- Communiquez avec stratégie et bien en amont de l’ouverture de votre espace
- Choisissez votre outil de gestion pour gagner du temps et vous concentrer sur l’aspect le plus important de votre travail de gérant : l’humain !